Comment lancer son AO transport en 5 étapes ?

16/02/2021

"Se lancer dans des négociations de transport de colis sans consultant c'est comme se présenter au tribunal sans avocat." C’est la citation que vous pouvez retrouver sur le post LinkedIn de Matthieu Erly, fondateur du cabinet ColisConsult. 

En effet, comme dans chaque secteur d’activité, à chacun son métier ! Si vous vous lancez dans un AO transport ou encore que vous prévoyiez des changements au sein de votre organisation, il vaut mieux être accompagné par des experts. Il y en aura toujours qui voudront se lancer seuls (et c’est tant mieux d’ailleurs !). Alors pour les plus courageux, voici la méthodo ColisConsult en 5 étapes pour lancer son AO transport :

1. La préparation de l’AO transport

En effet, lancer un AO transport, ce n’est pas uniquement interroger les acteurs du marché et faire son choix. Il s’anticipe, il se construit mais avant tout il se prépare correctement. Préparer un appel d’offres transport consiste donc à collecter un maximum de données sur vos transports ainsi que sur les transporteurs du marché. Une fois que vous aurez collecté toutes ces informations et ces données, il faudra les analyser et les synthétiser de manière claire et précise.

Avant de collecter correctement les données, il faut comprendre plusieurs choses :

  • Comment sont réparties vos expéditions ? 
  • Pays par pays
  • Tranches de poids par tranches de poids
  • Les suppléments
  • La facturation au poids volumétrique

collecter les donnees dans des matrices

Ces analyses permettent d’ordonner les informations mais elles permettent parfois de déceler des anomalies avec vos propres transporteurs et à terme de les régulariser. Par conséquent, le but de ce travail de préparation consiste à décomposer toutes les données pour les comparer correctement avec d’autres transporteurs.

2. La création de matrice de pilotage

Ensuite, une fois toutes ces données collectées, ordonnées et analysées, vous pouvez lancer l’appel d’offres auprès des différents transporteurs. Mais la question que tout le monde se pose c’est : « Comment ? »

Le secret du cabinet, c’est la création de matrices. En effet, ces matrices sont des tableaux sur Excel, vous permettant de résumer correctement les volumes, les quantités de votre consommation de transport pays par pays, métiers par métiers ou encore services par services. Ces matrices vous permettront donc d’avoir un aperçu concis du nombre d’envois par tranches de poids (poids réel VS poids volumétrique), les tarifs actuels associés à chacun de vos envois etc.

Si vos matrices sont complètes, par conséquent, les données transmises aux transporteurs seront claires et faciles à comprendre. Les matrices seront donc plus faciles à remplir de la part des transporteurs. Mais cette facilité ne servira pas uniquement aux transporteurs. En effet, elles doivent aussi être utiles pour vos équipes. Ainsi, la comparaison des offres reçues sera rapide et efficace, il ne vous restera plus qu’à comparer puis choisir le ou les transporteurs avec lesquels vous souhaitez collaborer.

creation des matrices

 3. Pensez à couvrir tous les thèmes

Souvent, lorsque l’on a recours à des prestataires, ce qui nous importe, ce sera le prix. Et en tant que directeur, responsable, manager, c’est normal ! Notre travail est d’acheter les moins chers possibles. Mais attention ! Le prix n’est pas le seul critère à prendre en compte.

En effet, la réduction des coûts est un élément important à compter dans la balance mais il ne faut se fier uniquement à cet élément. Les tarifs sont importants mais voici ceux sur lesquels votre attention doit aussi se porter :

  • Les modalités de l’offre (début et durée du contrat)
  • Les suppléments (les surcharges carburant par exemple)
  • Les critères opérationnels (où et à quelle heure les colis sont récupérés)
  • Les différents services de livraison (à domicile, en point relay, les retours…)
  • Le service client
  • Les modalités de facturation
  • Les douanes
  • Les assurances perte/vol/dégradation

Enfin, lorsque vous avez répertorié toutes ces infos dans des tableaux Excel, le choix de votre prestataire sera d’autant plus facile.

tableau de scoring pour comparer les transporteurs

4. La comparaison d’offres comparables

La quatrième étape lors de votre lancement d’appel d’offre transport, sera en effet de comparer toutes les offres que les transporteurs vous auront adressé. Mais attention, il faut bien entendu comparer ce qui est comparable ! Et pour ce faire, notre cabinet ColisConsult a mis au point des tableaux comparatifs afin de construire des cartographies, des matrices et des illustrations. De ce fait, il sera plus facile de comparer des offres similaires sur les mêmes critères de base.

En effet, parfois il vaut mieux opter pour un nombre de transporteurs réduits que d’avoir un large choix, et donc plus de complexité dans la gestion des fournisseurs. Tenter de concentrer ses services entre quelques fournisseurs simplifiera les négociations ainsi que les relations / échanges en internes et avec vos clients.

Donc, comparer des offres de transporteurs c’est aussi et surtout comparer les particularités de chacun pour choisir l’offre la plus adaptées à vos besoins. Une fois que vous avez connaissance de toutes les particularités, vous pouvez ainsi faire votre choix.

Matthieu Erly, animera d’ailleurs un webinar le mardi 23 février 2021 à 11h sur « Comment construire un comparateur de tarifs ». Si vous souhaitez y participer, c’est par ici :

 

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webinar comment construire un comparateur de tarifs  

 5. L’attention est primordiale

Rester attentif, c’est la dernière étape, mais pas la plus facile ! En effet, une fois que vous avez choisi vos transports, vous devez rester vigilants sur les retours, les factures, les services et bonus négociés ! En effet, avec l’expérience, nous constatons que les erreurs de facturations sont nombreuses. Parfois, par volonté, mais la plupart du temps, par inattention, les transporteurs n’appliquent pas les bons tarifs. Il est donc primoridial d'analyser ses factures !

Enfin, pour pouvoir analyser correctement vos factures, vous devez à nouveau recréer des matrices et des tableaux comparatifs. La rigueur dans vos analyses vous permettra de révéler des anomalies ou au contraire, de vérifier que tout est correct.

 

Pour conclure

Le lancement d’un AO transport n’est pas facile, il faut bien maitriser les outils qui vous permettent de construire votre offre, recevoir les retours des transporteurs, les comparer et enfin, les analyser. Si vous avez besoin d’être accompagné dans vos recherches, vos négociations ou encore sur le lancement global de votre appel d’offre, n’hésitez pas à nous contacter : Contacter le cabinet ColisConsult. Et si votre projet est déjà bien avancé, que vous soyez retailer, e-commerçant ou que le sujet transport est d’actualité dans votre entreprise, Matthieu vous offre 30 minutes de rendez-vous téléphonique.

 

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